Intercept Solutions GmbH: Welchen Stellenwert hat Workforce-Management in der Arbeitswelt von morgen?

Ich möchte heute mit einem Zitat von eurer Homepage beginnen. Dort steht „Wer in der Zukunft lesen will, muss in der Vergangenheit blättern“. Was bedeutet das für euer Kernthema Workforce-Management?

Workforce-Management ist eine ganz spezielle Variante der Personaleinsatzplanung, weil sie auf Prognosen des Kundenverhaltens basiert. Um das künftige Verhalten der Kunden zu verstehen, kann man analysieren, wie sie sich in der Vergangenheit verhalten haben. Wir folgen damit der Stabilitätshypothese. Diese besagt, dass bestimmte Grundstrukturen in der Vergangenheit und Zukunft unverändert wirken.

Wahrscheinlich gibt es auch Menschen, die zufrieden mit ihrer Planung in Excel sind. Was sind deine Gedanken dazu?

Das ist für mich nachvollziehbar und wenn jemand damit zufrieden ist, dann sollte er daran erst einmal nichts ändern. Herausforderungen treten dann auf, wenn die Rechenleistung nicht mehr ausreicht, denn auch Excel hat Grenzen. Für überschaubare Planungsszenarien mit bis zu 20 Mitarbeitern ist Excel daher meiner Meinung nach geeignet, darüber hinaus wird es jedoch schwierig.

Woran kann ich denn als Planer erkennen, dass meine Planung wirklich optimal ist und was brauche ich dafür wirklich?

Letztendlich geht es darum, bedarfsorientierte Pläne zu erstellen. Aufgrund der genannten Komplexität ist dies keine einfache, aber durchaus lösbare Aufgabenstellung. Der Planer muss die Abweichung der Bedarfs- und Besetzungskurve minimieren. Es ist erforderlich, die Lage der Schichten so zu bestimmen, dass die Abweichung minimiert wird. Wir benutzen dafür als Kennzahl den Planungskoeffizienten, anhand dessen man die Planungsgüte beurteilen kann. Bei uns wird diese als Zahl ähnlich wie bei einem Autotacho angezeigt. Je kleiner der Wert dann ist, desto besser ist die Planung. Notwendig ist also ein professionelles Workforce-Management Tool, das die Planungsgüter anhand von wenigen Ziel- und Steuerungsgrößen anzeigt.

Welche positiven Auswirkungen hat denn ein individuell abgestimmtes Planungstool auf mein Tagesgeschäft, zum Beispiel als Teamleiter oder als Centerleiter?

Workforce-Management ist nicht nur die Planung, sondern auch die Steuerung des Tagesgeschäftes. Letztendlich geht es darum, vier Dinge in Einklang zu bringen. Ziel ist es, immer die richtige Anzahl von Mitarbeitern zur richtigen Zeit mit den richtigen Qualifikationen am richtigen Ort verfügbar zu haben. Wenn nur einer dieser vier Bausteine fehlt, dann geht die Planung nicht auf und das Tagesgeschäft funktioniert nicht. Tatsächlich zeigt meine mittlerweile 25-jährige Praxiserfahrung mit Workforce-Management, dass es keine zwei vergleichbaren oder identischen Planungsszenarien gibt. Deswegen ist es meiner Meinung die Grundvoraussetzung, dass das Planungstool auf das Planungsszenario abgestimmt wird, konfiguriert wird oder sogar per Individualprogrammierung angepasst wird.

Welchen Kostenfaktor muss ich bei Workforce-Management berücksichtigen?

Natürlich kosten auch Workforce-Management Tools etwas, aber letztendlich muss man das wie bei allen Investitionen natürlich unter dem Aspekt betrachten, welchen Payback mir dies bringt. Bereits kleine Optimierungen können mit großen Auswirkungen wie beispielsweise der Reduktion des Personaleinsatzes einhergehen, daher ist der Kostenfaktor der Investition vergleichsweise gering. Folglich amortisiert sich ein Workforce-Management-Tool relativ schnell. Außerdem können auch weitere Lösungen wie „pay per use“ Varianten genutzt werden. Durch Verbesserung der Planungsgüter kann man also sehr schnell die Refinanzierung seines Workforce-Management-Tools erreichen.

Wie kann ich als Mitarbeitender auf die Planung Einfluss nehmen?

Die Tendenz geht dahin, dass Menschen ihre Arbeitszeiten und Arbeitsorte stärker selbst bestimmen möchten. Gerade durch die Corona-Pandemie haben viele festgestellt, wie wichtig es ist, Arbeitszeit und Freizeit auszubalancieren. Neben dem materiellen Wohlstand lassen sich also Raumwohlstand und Zeitwohlstand erhöhen, wo wir mit unserer Software ansetzen, indem wir die Wunscharbeitszeiten und -Orte der Mitarbeiter in den Fokus rücken. Letztendlich verkaufen wir also New Work und das aus Überzeugung. Unsere Algorithmen basieren auf der Idee, dass Arbeit nicht alles ist, aber ohne Arbeit alles nichts ist. Eine bessere Arbeitswelt ist unsere Vision.

Ihr seid ein deutsches Unternehmen. Wenn ich jetzt als Kunden mit euch in Kontakt bin, in der Akquise, in der Beratung oder dann einfach auch in der Zusammenarbeit, wie spüre ich, dass ihr in der Nähe seid?

Ja, wir sind ein deutsches Unternehmen aus Hamburg, das ist aber eher Zufall. Für die Antwort möchte ich etwas ausholen und es mit dem Soziologen Niklas Luhmann halten: Menschen sind Mängelwesen und versuchen deshalb, die Komplexität unserer Umwelt zu reduzieren. Das Ziel ist es, Inseln der Verlässlichkeit zu schaffen. Hierfür bietet sich die Entwicklung von Routinen, Funktionen, Strukturen und Systemen an. Letzere sind zum Beispiel die Wirtschaft oder die Wissenschaft. Jedes dieser Systeme verwendet Codes, die wir verstehen und verwenden können. Auch übergeordnete System wie Gesellschaften kommunizieren mit Codes. Und wir verstehen den Code von Deutschland recht gut, da wir hier aufgewachsen sind und uns mit den Spezifika von Deutschland auskennen. Wir kennen die Pains and Gains der Region DACH und können daher passende Lösungen anbieten.

Das Thema Schwarmintelligenz hat Einfluss auf eure Produktentwicklung. Wie bin ich in diesem Bezug als Kunde integriert?

Unser Schwarm sind eigentlich unsere Kunden. Wir passen unser Workforce-Management an die Bedürfnisse der Kunden an. Unsere Kunden haben gesammeltes Know-how aus verschiedensten Bereichen. All das fließt in unsere Software ein. Daher ist unsere Software Know-how-technisch immer auf dem aktuellen Stand. Das verschafft uns einen Wettbewerbsvorteil vor allem gegenüber denen, die Standardlösungen anbieten. Bei uns profitieren auch die Kunden voneinander, denn die Zusatzentwicklungen stellen wir auch anderen Kunden zur Verfügung. Durch diese gegenseitige Bereicherung ist mit INTERcept eine eine Art Entwickler- und User-Community entstanden. Außerdem arbeiten wir nach agilen Methoden und betreiben unser Anforderungsmanagement so, dass der Kunde im Fokus aller Handlungen einer Entwicklung steht. Das zahlt sich sowohl für uns als auch für unsere Kunden aus.

INTERcept Solution GmbH

Carsten Baer

www.intercept.de